เช็กลิสต์สำหรับหน่วยงานที่กำลังเลือกหรือพัฒนาระบบ e-Document ตั้งแต่งานสารบรรณ ลายมือชื่อดิจิทัล ชั้นความลับ ไปจนถึงการตรวจสอบย้อนหลัง
งานสารบรรณพื้นฐาน
- รับหนังสือ ลงทะเบียน และออกเลขรับอัตโนมัติ
- ส่งหนังสือออก และบันทึกข้อความภายใน
- มอบหมายงาน ส่งต่อ และติดตามสถานะ
- ค้นหาหนังสือย้อนหลังได้จากเลขที่ เรื่อง และหน่วยงาน
- timeline ของเอกสารแต่ละฉบับ ว่าใครเปิด ส่งต่อ หรือลงนามเมื่อไร
ลายมือชื่อดิจิทัล
ลายเซ็นที่วาดหรืออัปโหลดเป็นรูปช่วยด้านความสะดวก แต่ตรวจสอบไม่ได้ว่าเอกสารถูกแก้หลังลงนามหรือไม่ ระบบที่ดีควรลงนาม PDF แบบ PAdES ซึ่งเปิดตรวจได้ในโปรแกรมอ่าน PDF ทั่วไป
ในงานที่เราทำ กุญแจส่วนตัวของผู้ลงนามเก็บใน Vault ระบบส่งเฉพาะค่า hash ของเอกสารไปลงนาม กุญแจจึงไม่เคยออกจาก Vault และผู้ลงนามควบคุมกุญแจของตัวเองแต่เพียงผู้เดียว
ชั้นความลับ
- สีและป้ายชั้นความลับต้องตรงกับระเบียบที่หน่วยงานใช้
- เข้ารหัสไฟล์แยกกุญแจตามชั้นความลับ เช่นใช้ AES-256-GCM
- เอกสารบางชั้นห้ามส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ ระบบควรบันทึกเฉพาะทะเบียน และไม่รับไฟล์
- กำหนดรหัสเปิดเอกสาร หรือสิทธิ์รายบุคคล สำหรับเอกสารลับ
ความปลอดภัยการเข้าใช้
- ยืนยันตัวตนสองชั้น (2FA) ด้วยแอป OTP
- สิทธิ์ตามตำแหน่งและหน่วยงาน
- บันทึกการเข้าถึงทุกครั้ง (audit trail)
- ติดตั้งในเครือข่ายของหน่วยงานได้ เพื่อให้ข้อมูลไม่ออกนอกองค์กร
หน้าจอที่ใช้ง่าย
ผู้ใช้ระบบสารบรรณมีหลายช่วงวัยและใช้งานทุกวัน หน้าจอควรสม่ำเสมอทั้งระบบ ปุ่มและช่องกรอกมีขนาดพอดี มีสถานะระหว่างโหลด และอ่านง่ายทั้งโหมดสว่างและมืด
ดูตัวอย่างงานได้ที่ ปรับหน้าจอระบบหนังสือราชการอิเล็กทรอนิกส์ และ ลงนามดิจิทัลและเข้ารหัสเอกสาร หรือดู บริการระบบ e-Document